Política de Tratamiento de Datos Personales

1.Alcance de la política

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se aplica al tratamiento de datos personales realizado por Census Consultores (en adelante, el "Responsable") en el contexto del servicio Census Alert (en adelante, "EL SERVICIO" o "la Plataforma"), un servicio de monitoreo automatizado de fuentes oficiales del Estado ecuatoriano que notifica por correo electrónico al USUARIO los eventos detectados respecto de los RUC y/o CI por él designados.

La política cubre tanto los datos personales que recopilamos directamente del USUARIO al momento de contratar el servicio, como los datos personales de terceros que pudieran estar contenidos en la información obtenida de las fuentes públicas oficiales monitoreadas.

Esta política no resulta aplicable a servicios o sitios web de terceros que pudieran enlazarse desde nuestras notificaciones. Si el USUARIO sigue enlaces a portales externos (por ejemplo, al SATJE o al SRI), deberá consultar las respectivas políticas de esos terceros.

Menores de edad: El servicio está dirigido a usuarios mayores de edad con capacidad legal para contratar. No recopilamos deliberadamente datos personales de niños, niñas o adolescentes sin consentimiento expreso de sus padres o representantes legales.

2.Bases de legitimación del tratamiento

El tratamiento de los datos personales en Census Alert se realiza sobre las bases de legitimación previstas en el Artículo 7 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), las cuales aseguran que dicho tratamiento se lleva a cabo de forma lícita. Según el tipo de dato y la finalidad correspondiente, aplicamos las siguientes bases:

• Ejecución de un contrato y medidas precontractuales. Tratamos los datos que son necesarios para gestionar la solicitud, prestar el servicio contratado y entregar las notificaciones acordadas. Sin estos datos no es posible cumplir las obligaciones contractuales.
• Cumplimiento de una obligación legal. Algunos datos son tratados en virtud de mandatos legales específicos, por ejemplo, para la emisión de comprobantes de venta conforme a la normativa tributaria.
• Interés legítimo del Responsable. Se utiliza para finalidades que benefician la seguridad y mejora del SERVICIO, de forma proporcionada y con impacto mínimo en la privacidad del titular: análisis técnico de rendimiento, registros de acceso para prevenir fraudes y análisis agregado y anónimo del uso del SERVICIO.
• Consentimiento del titular. Se solicita consentimiento libre, específico e informado cuando el tratamiento no se ampare en las otras bases jurídicas. El titular puede revocar dicho consentimiento en cualquier momento, sin efectos retroactivos.
• Interés público y principio de publicidad. En lo referente al tratamiento de datos personales contenidos en las fuentes oficiales del Estado (información de dominio público), nos basamos en el interés público y en el cumplimiento del principio de publicidad de los actos públicos.

3.Datos personales recolectados

Census Alert recopila únicamente aquellos datos personales que son pertinentes, adecuados y necesarios para las finalidades del servicio, en cumplimiento del principio de minimización. A continuación se detallan las categorías:

• Datos de identificación del solicitante: nombre y apellido, cargo, empresa, número de teléfono y correo electrónico corporativo. En caso de personas naturales contratantes como CI, se solicita adicionalmente fecha de nacimiento como mecanismo de validación.
• Datos tributarios y de identidad a monitorear: números de RUC y/o CI que el USUARIO designa como objeto del monitoreo, junto con la razón social, nombre comercial o nombre y apellido asociados.
• Datos de contacto para notificaciones: direcciones de correo electrónico (principal y adicionales) a las que se enviarán las alertas generadas por el SERVICIO.
• Datos de configuración del servicio: selección de fuentes oficiales a monitorear, frecuencia de envío de notificaciones y demás preferencias indicadas en el formulario de solicitud.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo y versión de navegador, fechas y horas de acceso, registros de actividad. Estos datos se obtienen automáticamente al interactuar con la plataforma web del formulario y se utilizan para fines de seguridad y diagnóstico técnico.

No recolectamos categorías especiales de datos personales (datos sensibles, como información de salud, orientación sexual u opinión política) en el contexto del SERVICIO. Tampoco almacenamos información de tarjetas de crédito ni medios de pago directamente; en caso de suscripciones pagadas, dicha información es procesada por proveedores externos de pago seguro.

4.Datos de terceros monitoreados

El USUARIO puede solicitar el monitoreo de RUC o CI que correspondan a personas naturales o jurídicas distintas a sí mismo. Adicionalmente, las fuentes públicas consultadas (SATJE, SUPA, Fiscalía, etc.) pueden contener, por su naturaleza, datos personales de terceros (contrapartes procesales, abogados, notificados, etc.).

En este contexto:

• Al solicitar el monitoreo de un identificador que no le pertenece, el USUARIO declara contar con la autorización del titular o con una base de legitimación válida conforme a la LOPDP. EL PROVEEDOR queda exonerado de cualquier responsabilidad derivada de la falsedad o inexactitud de esta declaración.
• La base de legitimación para el tratamiento de información de fuentes públicas por parte del Responsable es el interés público y el principio de publicidad de los actos públicos, en armonía con los fines de la LOPDP y la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP).
• Las notificaciones generadas se entregan exclusivamente a las direcciones de correo designadas por el USUARIO en el formulario de solicitud y no son difundidas a terceros ajenos a la relación contractual.

5.Finalidades del tratamiento

Los datos personales descritos son utilizados para los siguientes fines legítimos y específicos:

• Prestación del servicio. Recibir, validar y procesar la solicitud del USUARIO; configurar el monitoreo periódico de los identificadores designados; y generar y entregar las notificaciones por correo electrónico.
• Comunicaciones operativas y soporte. Confirmar la recepción de la solicitud, atender consultas del USUARIO, notificar incidencias técnicas u otros avisos estrictamente relacionados con el funcionamiento del servicio.
• Facturación y cumplimiento legal. Emitir comprobantes de venta conforme a la legislación tributaria ecuatoriana cuando corresponda y mantener registros contables de las operaciones.
• Notificaciones sobre el servicio. Informar al USUARIO sobre novedades importantes, mantenimiento programado, cambios en los términos y condiciones o en esta política, sin fines comerciales o publicitarios.
• Seguridad e integridad de la plataforma. Detectar y mitigar accesos no autorizados, prevenir actividades fraudulentas y preservar la confidencialidad e integridad del SERVICIO mediante el análisis de registros de acceso y datos de navegación.
• Mejora del servicio. Analizar de forma agregada y anónima cómo se utiliza el SERVICIO para desarrollar nuevas funcionalidades o perfeccionar las existentes.

En ninguna circunstancia utilizaremos los datos personales del USUARIO para finalidades incompatibles con las aquí descritas. Si fuera necesario tratar sus datos con un propósito diferente (por ejemplo, mercadeo directo), se informará previamente y, de ser legalmente requerido, se solicitará el consentimiento.

6.Plazos de conservación

Conservamos los datos personales del USUARIO únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades establecidas y respetando los plazos exigidos por la normativa aplicable. En términos generales, los datos asociados al servicio contratado se mantendrán mientras permanezca activa la relación contractual.

Una vez finalizada la relación contractual:

• Bloqueo y retención limitada. Los datos personales serán bloqueados, conservándose de forma segura pero restringiendo su acceso y tratamiento, durante el plazo necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o el ejercicio de derechos posteriores (por ejemplo, atención de requerimientos de autoridades, reclamaciones o auditorías tributarias).
• Plazos legales de prescripción. Conforme al Art. 8 del Reglamento de la LOPDP, los plazos de conservación específicos se establecen en función de los períodos de prescripción legal aplicables. Los datos de facturación, por ejemplo, se conservan por el tiempo que la normativa tributaria exija; los registros de acceso por el periodo de prescripción de responsabilidades contractuales o civiles.
• Supresión definitiva. Cumplidos los plazos anteriores, se procede a la eliminación segura o anonimización irreversible de los datos personales.

7.Destinatarios y transferencias

En el desarrollo de nuestras actividades es posible que, para cumplir las finalidades descritas, debamos compartir algunos datos personales con terceros. Siempre que lo hacemos garantizamos que existe un fundamento legal y que el tercero receptor brinda las garantías de confidencialidad y seguridad exigidas por la LOPDP.

• Encargados del tratamiento. Podemos compartir datos personales con proveedores externos que prestan servicios auxiliares necesarios para la operación del SERVICIO, actuando bajo nuestras instrucciones (alojamiento en la nube, servicios de correo electrónico transaccional, herramientas de notificación, pasarelas de pago, etc.). Con estos proveedores se han suscrito los contratos correspondientes para asegurar un nivel adecuado de protección.
• Terceros autorizados por ley. Cuando una norma legal lo exija o lo permita, los datos podrán ser comunicados a autoridades administrativas o judiciales en ejercicio de sus competencias (Superintendencia de Protección de Datos Personales, SRI, órganos judiciales, etc.).
• Transacciones corporativas. En caso hipotético de fusión, adquisición, reestructuración u otra transacción corporativa que involucre la transferencia de activos, los datos podrían ser parte de dichos activos. El Responsable garantizará la confidencialidad y, de ser necesario, notificará a los titulares conforme a la ley.
• Transferencias internacionales. En principio, los datos se tratan dentro del territorio ecuatoriano o en jurisdicciones con nivel adecuado de protección. Si algún proveedor tecnológico estuviera ubicado en otro país, implementaremos garantías adicionales (cláusulas contractuales tipo, normas corporativas vinculantes o certificaciones reconocidas) conforme a la LOPDP.

No vendemos, alquilamos ni divulgamos datos personales a terceros con fines comerciales o de marketing sin el consentimiento del titular.

8.Medidas de seguridad

El Responsable ha adoptado medidas de seguridad técnicas, organizativas y administrativas para salvaguardar los datos personales frente a accesos no autorizados, uso o divulgación indebida, alteración accidental o ilícita, pérdida o destrucción.

Entre las medidas implementadas se incluyen, sin limitarse a:

• Cifrado de las comunicaciones mediante protocolo HTTPS/TLS.
• Control de accesos y autenticación segura a los sistemas internos.
• Registros de auditoría y monitoreo continuo para detección de incidentes.
• Copias de seguridad periódicas almacenadas de forma segura.
• Políticas internas de privacidad y capacitación del personal con acceso a datos.

Pese a todas las precauciones, ningún sistema es impenetrable. En caso de detectar una violación de seguridad que comprometa datos personales, actuaremos conforme a la LOPDP: conteniendo el incidente, evaluando su alcance e informando oportunamente a los titulares y a la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) dentro de los plazos legales establecidos.

9.Derechos del titular (ARCO-P)

De conformidad con la LOPDP, los titulares de los datos personales pueden ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:

• Acceso: obtener confirmación de si se tratan datos personales suyos y, en su caso, conocer cuáles, su origen y las finalidades del tratamiento.
• Rectificación y actualización: solicitar la corrección de datos inexactos o la actualización de aquellos incompletos.
• Supresión (cancelación): solicitar la eliminación de los datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la que fueron recolectados, o cuando concurran otros motivos legítimos.
• Oposición: negarse al tratamiento de los datos en supuestos específicos, por ejemplo cuando el tratamiento se base en interés legítimo y existan motivos personales fundados.
• Portabilidad: recibir los datos en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica (CSV, JSON, etc.), o solicitar su transmisión directa a otro responsable, cuando sea técnicamente posible.
• Retiro del consentimiento: revocar en cualquier momento el consentimiento previamente otorgado, sin efectos retroactivos.
• No ser sometido a decisiones automatizadas: aunque nuestro servicio no realiza decisiones con efectos jurídicos basadas únicamente en tratamientos automatizados, la ley reconoce este derecho.

10.Mecanismos para ejercer los derechos

Para ejercer cualquiera de los derechos indicados, el titular puede dirigir una solicitud gratuita al Responsable mediante correo electrónico a info@censusconsultores.com.ec.

La solicitud deberá contener al menos:

1. Nombre completo del titular y copia de un documento de identidad oficial, para verificar la identidad.
2. Descripción clara y precisa del derecho que desea ejercer y, si aplica, sobre qué datos en particular.
3. Cualquier información adicional que facilite la localización de los datos (por ejemplo, el correo con el que se solicitó el servicio o la fecha aproximada de contratación).

Si el derecho es ejercido por un representante legal, este deberá acreditar tal calidad mediante la documentación legal correspondiente.

Plazo de respuesta: una vez recibida la solicitud completa, el Responsable atenderá la misma en un plazo máximo de quince (15) días contados desde la recepción, conforme a la LOPDP. En casos complejos, este plazo podrá prorrogarse por una única vez por quince (15) días adicionales, previo aviso al solicitante.

Recurso ante la autoridad de control: si el titular considera que no ha obtenido una respuesta satisfactoria, tiene derecho a presentar una reclamación o denuncia ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) del Ecuador.

11.Decisiones automatizadas

En el contexto de Census Alert no se adoptan decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados de datos personales que produzcan efectos jurídicos sobre los usuarios o les afecten significativamente. El servicio se limita a consultar fuentes públicas de forma determinística y entregar al USUARIO las novedades detectadas, sin perfilar usuarios ni emitir decisiones sobre ellos.

Si en el futuro se incorporara alguna funcionalidad que implique cierto grado de automatización decisoria o perfilamiento, esta se implementará respetando plenamente la LOPDP, que reconoce al titular el derecho a obtener intervención humana, a expresar su punto de vista y a impugnar la decisión automatizada.

12.Actualización de la política

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor desde la fecha de su publicación. El Responsable se reserva el derecho de modificarla cuando lo considere necesario, ya sea por cambios en los procesos de tratamiento, por la incorporación de nuevas funcionalidades, por la observancia de nuevos requerimientos legales o por la emisión de directrices de la autoridad de protección de datos.

Cualquier cambio sustancial será comunicado a los usuarios con antelación razonable a su entrada en vigor mediante correo electrónico a la dirección registrada. Al continuar utilizando Census Alert después de la fecha de efectividad de una actualización, entenderemos que el USUARIO consiente y acepta los términos de la política actualizada.

Para consultas adicionales sobre esta política o sobre cualquier aspecto del tratamiento de sus datos personales, escríbanos a info@censusconsultores.com.ec.